1. الشركة ونطاق السياسة
الجهة المسؤولة عن هذه السياسة هي الشركة المقدمة لخدمة Docxkeeper والمسجلة أصوليًا لدى دائرة تسجيل الشركات في بغداد، ومقرها العام بغداد – المنصور، العراق. ويُشار إليها في هذه السياسة بعبارتي «الشركة» أو «مقدم الخدمة».
تنطبق هذه السياسة على موقع Docxkeeper وصفحات التنزيل وطلبات التواصل والحسابات والخدمات المرتبطة بالمنتج والمزامنة عندما تختار المؤسسة تفعيلها. وقد يتضمن اتفاق مكتوب مع العميل أحكامًا أكثر تحديدًا لبيانات خدمته؛ وعند التعارض يُعمل به في نطاق ذلك العميل.
2. خصوصية ملفاتك
ملفات الوثائق هي جوهر Docxkeeper، ولذلك صُممت حمايتها بحيث لا تُخزن على خادم المزامنة بصورتها الأصلية القابلة للقراءة.
عند استخدام المزامنة، يشفّر Docxkeeper محتوى ملفات الوثائق بتقنية AES-256-GCM قبل نقلها، وتبقى النسخ المخزنة على الخادم بصورتها المشفرة.
لا يحتفظ خادم خدمة المزامنة بالمفاتيح الخام اللازمة لقراءة محتوى هذه الملفات، كما لا تُرفع إليه عبارة مرور معلومات الاسترداد الخاصة بالعميل. لذلك لا يمكن قراءة محتوى ملفات الوثائق اعتمادًا على البيانات الموجودة على الخادم وحدها.
تتم قراءة الملفات وفك تشفيرها على أجهزة المؤسسة المصرح لها التي تملك المفاتيح اللازمة، أو ضمن إجراء استرداد مصرح به يعتمد على معلومات الاسترداد التي يحتفظ بها العميل.
3. العمل المحلي والمزامنة
إذا لم تُفعّل المزامنة، تبقى ملفات الوثائق وبيانات العمل داخل بيئة Docxkeeper المحلية التي تديرها المؤسسة.
عند تفعيل المزامنة، تنتقل ملفات الوثائق إلى خدمة المزامنة وهي مشفرة وتبقى مخزنة على الخادم بصورتها المشفرة. ولا تعني الإشارة إلى المزامنة في هذه السياسة أنها مفعلة تلقائيًا لكل عميل أو مستخدم.
4. ما البيانات التشغيلية اللازمة للمزامنة؟
عند تفعيل المزامنة، يعالج الخادم البيانات التنظيمية والتشغيلية اللازمة لتنفيذ الوظائف المفعلة، مثل بيانات المؤسسة والحسابات والصلاحيات والأجهزة والتفعيل والاستحقاق وحالة المزامنة والدعم.
يختلف ذلك عن محتوى ملفات الوثائق والبيانات التي يغطيها التشفير من جهة العميل؛ فمحتوى الملفات ينتقل ويُخزن مشفرًا، وأي بيانات محمية يشملها ذلك التشفير تصل إلى الخادم بصيغة مشفرة (ciphertext) لا بصورتها المقروءة. أما البيانات التشغيلية اللازمة لإدارة الخدمة فتكون قابلة للمعالجة في حدود الوظيفة المفعلة، ولا يعني ذلك امتلاك الخادم مفاتيح فك تشفير محتوى الملفات.
يخضع الوصول الإداري أو القانوني إلى بيانات الخدمة للصلاحيات والاتفاقات والالتزامات المعمول بها.
5. بيانات الحساب والمؤسسة
بحسب الخدمة والميزات المفعلة، قد نعالج البيانات اللازمة لإدارة المؤسسة والحسابات والمستخدمين والأقسام والصلاحيات والأجهزة المسجلة والتفعيل والاستحقاق والمزامنة والدعم.
نستخدم هذه البيانات لتشغيل الحساب والخدمة، والتحقق من الوصول المصرح به، وتطبيق إعدادات المؤسسة، وتقديم المساعدة عند طلبها. ولا يستخدم كل عميل أو مستخدم جميع الخدمات المرتبطة بالمنتج.
قد يرسل Docxkeeper إلى خوادمه بيانات تشغيلية وتقنية محدودة لازمة لإدارة الترخيص والأجهزة والمزامنة والدعم وتحسين موثوقية الخدمة. ولا تشمل ملخصات الاستخدام التشغيلية هذه محتوى الوثائق أو أسماء الملفات أو تفاصيل السجلات المحفوظة داخل أرشيف العميل، ولا تُستخدم لإنشاء مراقبة شخصية لموظفي المؤسسة أو تحليل محتوى عملهم.
6. بيانات التواصل وطلب التجربة
عندما تراسلنا أو تطلب تجربة أو عرض سعر، نستخدم المعلومات التي تقدمها، مثل الاسم واسم المؤسسة والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف ونوع الطلب ومحتواه، للرد عليك ومتابعة طلبك.
إرسال نموذج التواصل أو الإقرار بالاطلاع على هذه السياسة لا يعني موافقتك على تلقي رسائل تسويقية غير مطلوبة. ويمكن ترك الحقول الاختيارية فارغة، أما الحقول المطلوبة فتلزم لمعالجة الطلب.
7. طلبات التحميل والتحقق من البريد
عند طلب تنزيل Docxkeeper عبر الموقع، نطلب الاسم الكامل والبريد الإلكتروني ونوع الاستخدام، ويمكنك إدخال اسم الشركة أو المؤسسة أو الجهة اختياريًا. نرسل رابطًا إلى البريد للتحقق من امتلاكك له؛ أما الاسم ونوع الاستخدام واسم الجهة فهي معلومات تصرّح بها أنت ولا ندّعي توثيقها.
نخزن البريد بعد تطبيعه، والاسم، ونوع الاستخدام، واسم الجهة إن أدخلته، واللغة، ووقت أول طلب وآخر طلب وعدد الطلبات، ووقت تحقق البريد، ووقت أول تنزيل وآخر تنزيل وعدد مرات بدء التنزيل.
نخزن كذلك حالة موافقتك التسويقية ووقت تحديثها ونسخة نص الموافقة ووقت ربط الموافقة الإيجابية بالبريد المتحقق منه. لا نعامل موافقة إيجابية جديدة أو معدّلة على أنها صالحة للتسويق قبل استخدام رابط الطلب المطابق والتحقق من البريد، بينما يطبّق سحب الموافقة فورًا. هذه الموافقة منفصلة عن التنزيل؛ يمكنك رفضها أو تغييرها من دون أن يمنع ذلك طلب رابط التحميل. رسالة التحقق والتنزيل رسالة تشغيلية لازمة لتنفيذ طلبك وليست رسالة تسويقية.
رابط التحقق صالح لمدة 30 دقيقة ولمرة واحدة. ننشئ رمزًا عشوائيًا قويًا ولا نخزن الرمز الخام، بل نخزن تجزئة SHA-256 وسجل إنشائه وانتهائه واستخدامه. لا يخزن نظام التحقق من التحميل عنوان IP أو بصمة جهاز أو متصفح. ويمكنك طلب سحب الموافقة التسويقية عبر support@docxkeeper.com.
8. البيانات التقنية ومزودو الخدمة
تعالج البنية التقنية للموقع والخدمة بعض معلومات الاتصال والطلب اللازمة للتشغيل والأمان وتشخيص الأعطال ومنع إساءة الاستخدام.
يستخدم الموقع خدمة حماية من الرسائل الآلية وإساءة الاستخدام قبل قبول بعض الطلبات.
تستعين الشركة بمزودي استضافة وبريد إلكتروني وDNS/CDN وحماية وخدمات تقنية لازمة لتشغيل بعض وظائف الموقع والخدمة، وقد يعالج هؤلاء ما يلزم فنيًا لتقديم خدماتهم وفق التزاماتهم وسياساتهم ذات الصلة.
قد تستخدم الشركة إحصاءات مجمعة لفهم عدد مرات بدء تنزيل التطبيق وتحسين الخدمة، دون استخدام هذا العداد لتخزين محتوى وثائق العميل أو إنشاء ملفات تعريف شخصية عن الزوار.
يقتصر وصول العاملين والمتعاقدين المخولين إلى بيانات الخدمة على ما يلزم للدعم أو التشغيل أو حماية حق مشروع ضمن الحدود المسموح بها.
عند وجود التزام قانوني نافذ، قد تفصح الشركة عن البيانات التي تحتفظ بها فعليًا وبالقدر الذي يقتضيه القانون. وفي أوضاع الحماية التي لا تكون فيها مفاتيح فك التشفير بحوزة الشركة، قد يقتصر ما يمكن تقديمه على البيانات التشغيلية والمحتوى المشفر المخزن لديها، ولا يعني ذلك امتلاك الشركة القدرة التقنية على فك تشفير محتوى العميل.
9. لماذا نستخدم البيانات
- تشغيل الموقع وإتاحة تنزيل التطبيق.
- إرسال رسالة التحقق التشغيلية، والتحقق من البريد، وتنفيذ طلب بدء التنزيل.
- إرسال أخبار وعروض Docxkeeper فقط عند وجود موافقة تسويقية منفصلة.
- إدارة الحسابات والتفعيل والاستحقاق والأجهزة والخدمات التي تختار المؤسسة استخدامها.
- تنفيذ المزامنة بين الأجهزة المسجلة عند تفعيلها.
- الرد على طلبات التجربة وعروض الأسعار والاستفسارات وتقديم الدعم.
- حماية الموقع والخدمة، ومنع إساءة الاستخدام، وتشخيص الأعطال وتحسين الأداء.
- الوفاء بالالتزامات القانونية أو التعاقدية النافذة وحماية الحقوق.
- الاستفادة من إحصاءات مجمعة لفهم استخدام الخدمة وتحسينها.
10. الاحتفاظ بالبيانات
نحتفظ ببيانات التواصل للمدة اللازمة للرد على الطلب ومتابعته وحفظ السجلات التشغيلية أو القانونية ذات الصلة، ثم نحذفها أو نقللها عندما تزول الحاجة، ما لم يقتضِ قانون أو نزاع أو اتفاق نافذ الاحتفاظ بها مدة أطول.
نحتفظ ببيانات طلبات التحميل والتحقق وبدء التنزيل وسجل الموافقة بالقدر المعقول اللازم لتشغيل التنزيل وإدارة الموافقات والتواصل والأمان والالتزامات القانونية، ثم نحذفها أو نقللها عند زوال الحاجة. انتهاء صلاحية الرابط بعد 30 دقيقة يمنع استخدامه، وقد يبقى سجل التحقق المجزأ وتوقيته لأغراض التشغيل والأمان من دون الرمز الخام.
تعتمد مدة الاحتفاظ ببيانات الحساب والخدمة والنسخ المشفرة من ملفات الوثائق المتزامنة على حالة الخدمة وتعليمات العميل والاتفاق المعتمد والمتطلبات التشغيلية والأمنية والقانونية.
يمكن الاحتفاظ بإحصاءات مجمعة لا تحدد شخصًا بعينه لأغراض قياس الخدمة وتحسينها.
11. حماية البيانات
تستخدم Docxkeeper تدابير تقنية وتنظيمية لحماية البيانات وفق بنيتها الحالية، ومنها تشفير محتوى ملفات الوثائق قبل المزامنة، وإدارة الوصول والصلاحيات والأجهزة، وحماية طلبات الموقع والخدمة، وتقييد الوصول التشغيلي عند الحاجة.
لا تعني هذه التدابير أن Docxkeeper يحمي جهاز العميل من اختراق نظام التشغيل نفسه. ويتحمل العميل مسؤولية حماية Windows، وضبط صلاحيات Administrator، والحماية من البرمجيات الخبيثة وبرامج التجسس وبرامج الفدية، وحماية الجهاز المادي والحسابات المحلية.
إلى أقصى حد يسمح به القانون، لا تتحمل الشركة مسؤولية تسرب البيانات أو تلفها الناتج عن اختراق بيئة العميل أو عن برمجيات تعمل بصلاحيات الجهاز خارج حدود التطبيق.
تدير المؤسسة مستخدميها وأجهزتها وصلاحياتها ومعلومات الاسترداد الخاصة بها، وينبغي أن تقصر الوصول إليها على الأشخاص المخولين.
ومع ذلك، لا توجد وسيلة تقنية أو عملية تخزين أو اتصال إلكتروني يمكن ضمان أمانها بصورة مطلقة.
12. حقوق العميل والمستخدم
يمكنك طلب الاستفسار عن بياناتك أو تصحيحها أو حذفها أو تقييد استخدامها أو الاعتراض على معالجة معينة، حيث تنطبق هذه الحقوق وبما لا يتعارض مع التزامات قانونية أو حقوق أطراف أخرى. أرسل الطلب من البريد المرتبط بك إلى support@docxkeeper.com، وقد نطلب معلومات مناسبة للتحقق من الهوية والصلاحية قبل التنفيذ.
يمكنك أيضًا سحب موافقتك التسويقية في أي وقت عبر support@docxkeeper.com. لا يؤثر سحبها في حقك في طلب تنزيل Docxkeeper أو في الرسائل التشغيلية اللازمة لتنفيذ طلب تنزيل جديد.
عندما يكون الحساب تحت إدارة مؤسسة، قد ننسق الطلب مع المسؤول المخول لديها للتحقق من الصلاحية وحماية بيانات المؤسسة ومستخدميها.
يمكن للمؤسسة إدارة مستخدميها وأجهزتها وأقسامها وصلاحياتها وطلبات بيانات خدمتها وفق الاتفاق والإمكانات المتاحة.
13. التواصل والتحديثات
للاستفسارات أو الطلبات المتعلقة بالخصوصية، تواصل عبر support@docxkeeper.com أو من قسم التواصل في الموقع.
قد نحدّث هذه السياسة عند تغير المنتج أو الخدمة أو المتطلبات القانونية، وسننشر النسخة المحدثة مع تاريخ نفاذها. لا يغيّر تحديث هذه الصفحة بأثر رجعي اتفاقًا مكتوبًا نافذًا إلا وفق أحكام ذلك الاتفاق والقانون المعمول به.