وثيقة واحدة
يحفظ Docxkeeper الوثيقة، ثم يعيدك إلى المستكشف ويحدد السجل الجديد ويفتح معاينته لتتابع العمل عليه.
متابعة الوثائق
لا تحفظ الوثيقة ثم تنساها.
حدّد ما الذي يجب أن يحدث بعدها، ومن المسؤول، ومتى يستحق — ثم اعرف ما المفتوح والمتأخر وما يزال بانتظار جواب.
الإجراء والمسؤول والاستحقاق في سياق الوثيقة نفسها.
ما بعد الأرشفة
الأرشفة تحفظ ما حدث. المتابعة توضّح ما يجب أن يحدث.
قد يصل كتاب ويُسجّل ويُؤرشف، لكن العمل المرتبط به لم ينتهِ بعد. يربط Docxkeeper المتابعة بسجل الوثيقة بدل أن تتحول إلى ورقة جانبية أو ذاكرة موظف.
طبيعة المتابعة
- 01إجراء مطلوب
- 02رد مطلوب
- 03بانتظار جواب
- 04للعلم
عندما تكون الوثيقة مؤرشفة والمتابعة مفتوحة، تظهر ضمن العمل التشغيلي في لوحة المعلومات وطابور المتابعات.
- المسؤول
- قسم أو موظف واضح يعرف أن الإجراء لديه.
- تاريخ الاستحقاق
- موعد يبيّن ما يستحق اليوم وما أصبح متأخرًا.
- تذكير تشغيلي
- تاريخ ظاهر داخل التطبيق للمراجعة في الوقت المناسب.
- حالة المتابعة
- مفتوحة أو مكتملة أو ملغاة. ويُحتسب التأخر للمتابعات ذات الاستحقاق؛ أما «للعلم» فلا تُعامل كعمل متأخر.
نظرة تشغيلية
ابدأ يومك بما يحتاج انتباهك.
بدل أن تبحث عمّا نسيه الفريق، ترى صورة موجزة للعمل المرتبط بالوثائق، ثم تنتقل إلى ما يستحق المعالجة أولًا.
- المفتوح
- المستحق اليوم
- المتأخر
- بانتظار جواب
- المكتمل
طابور المتابعات
من الصورة العامة إلى العمل الكامل — ثم إلى الوثيقة.
ينتقل الموظف أو المدير من الملخص إلى قائمة المتابعات الكاملة، ويصفيها بحسب الحالة أو القسم أو الموظف أو رقم الوثيقة. ومن كل متابعة يصل إلى الوثيقة الأصلية المرتبطة بها.
تصفية بحسبالحالةالقسمالموظفرقم الوثيقة
ليست قائمة مهام منفصلة؛ كل متابعة تبقى جزءًا من سياق الوثيقة.
السجل واحد والعمل متعدد
وثيقة واحدة، وما يلزمها من متابعات.
يمكن للوثيقة أن تحمل أكثر من متابعة عند الحاجة: إجراء لقسم، ورد يتولاه موظف، أو انتظار جواب خارجي. يبقى السجل الرسمي واحدًا، وتبقى الأعمال المحيطة به مرتبطة به.
Create Document Full Workspace
البيانات والملفات والمتابعة في مساحة عمل واحدة.
أصبحت شاشة إنشاء الوثيقة مساحة واسعة داخل التطبيق؛ تجمع بيانات الوثيقة وسياقها مع تجهيز الملفات وإضافة المتابعة ضمن مسار واحد متصل.
- 01
بيانات وسياق
الترقيم والتاريخ والجهات والموضوع والسياق الوثائقي.
- 02
ملفات وتجهيز
File Explorer أو سحب وإفلات أو Scanner أو Paste، ثم staging وصور مصغرة وترتيب وتحرير الصور ودمج PDF.
- 03
متابعة عند الحاجة
تحديد الإجراء والمسؤول والاستحقاق أثناء إنشاء الوثيقة نفسها.
اختر إيقاع الإدخالSingle Continuous
إدخال متتابع
بعد الحفظ تبقى في مساحة الإنشاء بنموذج نظيف للوثيقة التالية — مناسب لرزمة كتب تنتظر الأرشفة.
قيمة واضحة لكل دور
يعرف الموظف ما عليه. ويرى المدير أين يحتاج العمل قرارًا.
للموظف
- ما المطلوب منه الآن
- ما تأخر عن موعده
- ما يزال بانتظار جواب
للمدير
- صورة العمل المفتوح
- طابور العمل بحسب القسم أو الموظف
- وصول إلى الوثيقة الأصلية
من الأرشفة إلى المتابعة الفعلية
لا تجعل الأرشيف مكانًا تنتهي فيه الوثيقة.
اجعله المكان الذي تعرف منه ماذا سيحدث بعدها.