01
مسار عمل واضح
من المسودة إلى المراجعة ثم الأرشفة، تعرف الوثيقة أين تقف ومن ينتظرها.
نظام الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق
ذاكرة مؤسستك،
منظّمة وآمنة.
نظام الأرشفة الإلكترونية للمؤسسات والشركات والأفراد، يحوّل دورة الوثيقة من الاستلام والمسح إلى الفهرسة والمراجعة والحفظ في مساحة واحدة واضحة، سريعة، وقابلة للتدقيق.
يعمل محلياً
مصمم للمؤسسات
واجهة عربية أولاً
تمت فهرسة الوثيقةجاهزة للمراجعة
وصول مضبوطحسب القسم والدور
مرّر لاكتشاف النظام
وصول أسرعإلى الوثيقة الصحيحة
هوية وصلاحياتضمن نطاق المؤسسة
تاريخ موثّقلكل خطوة وتعديل
تنظيم مرنيلائم هيكل الأقسام
المشكلة التي نحلّها
الوثيقة ليست ملفاً فقط.
الوثيقة ليست ملفاً فقط.
إنها قرار وسياق ومسؤولية.
حين تتوزع الكتب الرسمية والمرفقات والموافقات بين الأدراج والمجلدات، يصبح الوصول إلى المعلومة عملاً بحد ذاته. Docxkeeper يجمع السجل والملف والحركة في صورة واحدة مفهومة.
الأقسام تعمل معاًدون أن تختلط الصلاحيات
03
سياق كامل
بيانات القيد، المرفقات، الملاحظات، والمراجعات تبقى مترابطة وقابلة للاسترجاع.
واجهة هادئة لعمل جاد
كل ما تحتاجه الوثيقة.
كل ما تحتاجه الوثيقة.
لا أكثر، ولا أقل.
شاشة عمل تعطي الموظف صورة فورية: أين الوثيقة، ما حالتها، ومن يستطيع التعامل معها.
- سجل موحّد للكتب الواردة والصادرة والداخلية
- مرفقات متعددة مع معاينة مباشرة
- فلاتر وبحث متعدد الحقول
- حالة تشغيلية واضحة لكل وثيقة
سجل الوثائقصباح الخير، سارة
قيد المراجعة12هذا الأسبوع
مؤرشفة248منظمة وآمنة
واردة اليوم08تم تسجيلها
أحدث الوثائقعرض الكل
السجل محدّثآخر تغيير محفوظ
إدخال منظّم من اللحظة الأولى
أضف الوثيقة وملفاتها
أضف الوثيقة وملفاتها
من شاشة واحدة.
يجمع نموذج الإدخال البيانات الأساسية والجهة والموضوع والمتابعة، مع مسار مباشر لإضافة الملف أو التقاطه من الماسح الضوئي، لتبدأ الأرشفة الإلكترونية بسجل واضح وقابل للمراجعة.
- حقول واضحة للرقم والتاريخ والجهة والموضوع
- إضافة من الملف أو الماسح الضوئي
- متابعة وتذكير وربط بالقسم المعني
منظومة متكاملة
من الورقة إلى القرار،
من الورقة إلى القرار،
بلا فوضى.
أدوات صُممت حول يوم العمل الحقيقي في دوائر الوثائق والأرشيف، لا حول قوائم تقنية معقّدة.
استقبال ومسح أسهل
أضف الوثيقة من الماسح أو الملف مباشرة إلى القيد الصحيح دون تنقّل مربك.
تفاصيل الميزةفهرسة بمساعدة الذكاء
استخراج أولي للبيانات المهمة ليبقى دور الموظف في المراجعة والتأكيد.
تفاصيل الميزةبحث يفهم السياق
اعثر على الوثيقة من رقمها أو موضوعها أو الجهة أو التاريخ أو الكلمات المرتبطة بها.
تفاصيل الميزةصلاحيات واضحة
تحكم بالعرض والتحرير والمراجعة والأرشفة حسب الدور والقسم ونطاق العمل.
تفاصيل الميزةمسار لا يضيع
تتبّع من أنشأ ومن راجع وما الذي تغيّر، ضمن سجل مؤسسي قابل للتدقيق.
تفاصيل الميزةسياسات حفظ مرنة
تصنيفات وفترات حفظ قابلة للتهيئة مع منع الإتلاف عند وجود تحفظ قانوني.
تفاصيل الميزة
اقتراح ذكيالموظف يراجع ويؤكد
ذكاء يساعد الموظف
أقل إدخال يدوي.
أقل إدخال يدوي.
تركيز أكبر على الدقّة.
يقترح Docxkeeper البيانات المستخرجة من الوثائق الممسوحة أو المرفوعة، ثم يضعها أمام الموظف للمراجعة والتصحيح قبل الحفظ.
قراءة أوليةللرقم والتاريخ والجهة والموضوع
إنسان في الحلقةلا اعتماد نهائي دون مراجعة
دورة عمل مختصرة
ثلاث خطوات تبقي كل شيء
ثلاث خطوات تبقي كل شيء
في مكانه الصحيح.
استقبل
امسح الورقة أو أضف الملف واربطه بالقيد المعني.
راجع
راجع البيانات المستخرجة ومرّر الوثيقة في دورة العمل.
استرجع
ابحث، اعرض التاريخ، وشارك ضمن حدود الصلاحية.
حوكمة لا تعقيد
كل شخص يرى ما يحتاجه.
كل شخص يرى ما يحتاجه.
وكل إجراء يترك أثراً.
الصلاحيات مرتبطة بالدور والقسم ونطاق الوثيقة، مع سجل تدقيق يوضّح متى حدث التغيير ومن نفّذه.
منع قبل السماح
نطاق القسم
سجل تدقيق
تحفظ قانوني
ذاكرة تدوم وفق السياسة
الحفظ ليس نسياناً.
الحفظ ليس نسياناً.
إنه التزام.
هيّئ تصنيفات الحفظ التي تناسب مؤسستك، وحدد فترات الاستبقاء وأهلية الإتلاف، مع مسار موافقات وتوثيق كامل.
1تصنيف الوثيقةسياسة قابلة للتهيئة
2فترة الحفظدائم أو محدد المدة
3قرار موثّقموافقة قبل الإتلاف
بُني للمؤسسات التي تتذكر
يتكيّف مع هيكلك،
يتكيّف مع هيكلك،
لا العكس.
سواء بدأت بقسم واحد أو بمؤسسة متعددة الإدارات، يبقى التنظيم مفهوماً وقابلاً للتوسع.
الدوائر الحكومية
كتب رسمية، لجان، مخاطبات، ومتابعة إدارية.
01الشركات والمؤسسات
عقود، مراسلات، سياسات، وملفات تشغيلية.
02مراكز الوثائق
أرشيف طويل الأمد مع سياسات حفظ واسترجاع.
03الأفراد والمكاتب المهنية
ملفات وعقود ومراسلات شخصية ومهنية في أرشيف منظم.
04
الأسئلة الشائعة
إجابات واضحة،
إجابات واضحة،
قبل أن تبدأ.
أهم ما تحتاج معرفته عن التشغيل المحلي، الأمان، الذكاء المساعد، والصلاحيات في نظام Docxkeeper.
لديك سؤال آخر؟ تواصل معناهل يتطلب Docxkeeper اتصالًا دائمًا بالإنترنت؟
لا. صُممت العمليات الأساسية للعمل محليًا حتى تبقى الوثائق متاحة عند انقطاع الإنترنت. وقد تستخدم خدمات المزامنة أو الاتصال المؤسسي الاختيارية الإنترنت عند تفعيلها وفق سياسة المؤسسة.
كيف يتم تثبيت النظام وتشغيله؟
يعمل Docxkeeper كتطبيق سطح مكتب على Windows. ويمكن إعداد طريقة التشغيل والنسخ الاحتياطي وربط المستخدمين والأقسام بما يلائم حجم المؤسسة وسياساتها التقنية.
ما دور الذكاء الاصطناعي في الأرشفة؟
يهدف الذكاء المساعد إلى اقتراح الرقم والتاريخ والجهة والموضوع من الوثيقة الممسوحة، ثم يعرض النتائج على الموظف للمراجعة والتصحيح قبل اعتمادها؛ القرار النهائي يبقى بيد المستخدم.
هل يمكن ضبط الصلاحيات حسب المستخدم والقسم؟
نعم. يمكن تحديد صلاحيات العرض والإنشاء والتحرير والمراجعة والأرشفة وفق الدور والقسم ونطاق العمل، مع تسجيل الإجراءات المهمة في سجل قابل للتدقيق.
كيف تُحمى الوثائق والبيانات؟
يجمع النظام بين التشغيل المحلي، وضبط الصلاحيات، وسجل التدقيق، وحماية ملفات الوثائق. وتكتمل الحماية بسياسة نسخ احتياطي منتظمة وتأمين أجهزة المؤسسة والقرص ونظام التشغيل.
هل يناسب الشركات الصغيرة والأفراد؟
نعم. يمكن البدء بأرشيف فردي أو مكتب مهني أو قسم واحد، ثم توسيع الهيكل والمستخدمين والصلاحيات تدريجيًا عند الحاجة.
متى يمكن تجربة Docxkeeper؟
النظام ما زال قيد التطوير والتحسين. تواصل معنا لتسجيل اهتمامك والحصول على معلومات التجربة والإطلاق عند توفرها، دون الالتزام بموعد غير معلن.
تواصل معنا
لنحوّل احتياجك
لنحوّل احتياجك
إلى أرشيف واضح.
أخبرنا عن طبيعة الوثائق وعدد الأقسام وطريقة العمل الحالية، وسنساعدك في اختيار بداية عملية تناسب مؤسستك أو شركتك أو أرشيفك الخاص.
Docxkeeper
أعطِ وثائقك نظاماً
أعطِ وثائقك نظاماً
يليق بقيمتها.
ابدأ من قسم واحد، ووسّع التجربة بثقة حين تصبح المؤسسة جاهزة.